如果你能减少完成一项任务所花费的时间和精力, 那你怎么打发时间呢?
我们都曾艰难地完成一项任务，并对自己说:“一定有更快的方法来完成它。!一般来说, 答案是有一种更快的方法, 但你知道该怎么做吗? 很多时候，答案以自动化的形式出现.
将业务流程或系统自动化是提高效率的有力方法. 通过提高效率, 你可以把节省下来的时间花在对你的事业或个人生活有价值的任务上，而不是花在我们经常发现自己在做的重复过程和平凡的任务上.
- 首先列出一个占用你时间的任务清单. 你认为有机会将这些任务自动化吗?
- 仔细看看您当前使用的系统. 它们可能具有有助于自动执行任务的功能. 花时间去了解系统中当前可能没有使用的特性. 与支持团队快速通话或在线聊天可能会回答您的问题或指导您获取其他资源.
- 研究新的方法来处理你想要自动化的任务. 互联网上到处都是和你有同样问题的人, 他们可能已经找到了解决你问题的办法. 用他们的辛勤工作让你的生活更轻松.
- 想出新的方法来完成同样的任务. 而不是在系统中滚动数据, 使用“查找”功能查找需要的信息，或者使用Microsoft Excel等工具. 大多数系统都可以将数据导出到Excel中，其中有多种工具可以将数据分割成可用的格式. 如果你不知道排序, 过滤, 条件格式, 数据透视表, 查找函数, 向那些了解你的人伸出援手. 你会惊讶地发现你很快就能得到新鲜的, 通过使用您可能已经拥有的软件中的这些功能，可以简单地查看您的数据.
- 与您所在行业的其他人讨论他们使用的系统. 你可能会发现他们有办法解决你面临的问题. 很难知道软件供应商的销售说辞是否真的像听起来那么好. 看看你的竞争对手使用什么系统，问问他们对这些系统是否满意. 改变你的系统是一项艰巨的任务, 但如果它给你更多的信息，使你的流程更有效地运行, 这可能是正确的一步.
- 确保您的系统可以轻松地相互“交谈”. 如果存在将数据从一个系统移动到另一个系统的手动过程, 你可能需要寻找一个更无缝的系统.
- 寻找可以做不止一件事的系统. 例如, 如果你的工资系统与人力资源管理系统完全分离, 您可能要多次输入数据. 能够从一个入口点获取数据并自动将其引导到业务的多个领域的系统为高效运营带来了巨大的好处.
- 寻找将信息自动分发给团队的方法. 利用你的系统自动发送每日或每周信息的能力，而不是每天制作新的电子邮件.
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By 迈克·刘易斯，高级经理 都柏林(办公室)