戴夫·该隐欢迎来到 不适合在意图电台播放, 获奖的金融服务和商业咨询播客, 这挑战了你的老派商业惯例和他们的传统西装文化. 我们的客人都是业内的专业人士和专家, 谁会挑战你跳出西装革履的思维, 同时为您提供有意义的现代解决方案，以帮助您的公司发展. 我是主持人戴夫·凯恩.
戴夫想想你做的最后一件事, 即使是简单的喝一杯, 清理电子邮件或记住密码. 你有没有想过你为达到最终目标所采取的步骤, 还是你只是走过场，没认真想过? 通常, 我们只是完成日常工作, 没有真正思考我们完成简单任务的步骤，或者这些简单的任务最终如何构成我们作为一个团队完成的主要项目. 顺便说一下，当你的团队中有人生病或离开公司时会发生什么? 有人能马上填补空缺吗? 或者生产力会放缓并影响底线? 就像这样, 这些不自觉的小步骤变得非常重要, 因为它们象征着连续性和生产力.
戴夫意图的退休计划服务团队最近了解到流程对他们的团队有多重要, 还有雷亚和他的同伙, 最重要的是对他们尊贵的客户. 事实上, 他们花了很多时间来完成他们的流程, 感谢他们的努力, 该团队获得了卓越受托人中心的认证，因为它遵循了美国养老金专业人士和精算师协会退休计划服务提供商的实践标准. 有点拗口，但对这些家伙来说真的很重要. 事实上, 全国只有48家获得CEFEX认证的公司, 整个俄亥俄州只有两家, 我很高兴能成为俄亥俄州两家律所之一的一员.
戴夫时候拉弗蒂, 雷亚退休计划服务团队的一位经理在她的团队最近的流程文档工作中发挥了核心作用. 今天，她将与我们讨论流程文档如何在所有业务中推动价值, 无论行业如何, 你能做什么来开始你自己的过程记录病人计划. 布里奇特，欢迎来到 不合适的.
时候拉弗蒂谢谢你，戴夫.
戴夫:嘿, 在我们开始之前, 我们得调查一下你的情况, 而你位于雷亚的赞斯维尔, 俄亥俄州的办公室, 但你穿过俄亥俄州中部和俄亥俄州东南部. 你的专长是退休计划设计.
休息的:是的.
戴夫你们在这个领域做得很好，令人难以置信.
休息的谢谢你.
戴夫我们经常收到客户的来信. 在我们开始之前先跟我谈谈. 退休计划在增加. 你可以看到外面发生的事情在增加?
休息的是的，是的. 仅我们部门今年就售出了70多张设计图. 我们真的要走出去了, 和会议, 和问候, 与人们交谈，真正能够帮助他们评估自己的需求. 我们看到了增长和现金平衡计划. 哪些是养老金计划. 所以，我确实看到了增长.
戴夫:增长.
休息的:绝对.
戴夫你提到过现金平衡计划，这是我想向你的团队说的. 这是一个非常独特的设计，必须根据客户的需求进行相应的结构设计吗.
休息的:是的. 是的. 通常, 现金余额计划适合那些有能力的客户, 55岁左右, 打算在未来十年内退休, 有流动收入，他们可以把这些钱存起来吗. 我们刚刚为赞斯维尔的一个客户做了一个提案. 她61岁. 她打算在四年后退休, 底线是他们的公司能够存下404美元,今年的捐款是1000美元. 如果他们选择现金结余.
戴夫:节省大量时间.
休息的:是的.
戴夫大时间规划机会.
休息的:绝对.
戴夫听众们，请登录我们的网页，她会为你提供更多信息. 我们不打算深入研究现金余额计划. 也许下次你来做客的时候
休息的:是啊. 绝对.
戴夫我们将解剖其中的一个. 因为这些都很好，你们在这方面做得很好. 但是恭喜你获得了这个认证.
休息的谢谢你. 这需要大量的工作, 但它肯定, 我认为这说明了意图的意义和养老金部门的意义.
戴夫: 你的团队花了多长时间才获得卓越受托人中心的认证?
休息的从开始到结束，大约花了六个月的时间. 我们需要收集很多文件. 大约有13页的问题和项目. 是人力资源部，It部，养老金部. 任何在意图参与到流程和程序的人, 帮助我们收集了CEFEX认证的所有信息.
戴夫:六个月. 所以当你的团队见面时, 告诉我一点, 你们在每次会议结束后都会出去畅饮，对整个过程进行汇报吗?
休息的: No. 没有因为,
戴夫: No?
休息的不，因为我在赞斯维尔，保罗在新费城. 所以都是通过电话或者…
戴夫打印的电子邮件.
休息的即时通讯，对.
戴夫但是要做到这一点，你需要花费大量的时间.
休息的:是的. 是的.
戴夫请告诉我一些有关流程文档的内容. 这听起来是一个精简的过程，这也进入了养老金服务领域.
休息的因此，过程文档是对如何执行过程的详细描述. 它包括所有类型的文档，如策略, 检查表, 教程, 论坛, 截图, 链接, 流程映射. 所以当我们开始CEFEX的时候有很多关于不同流程和程序的问题, 以及IT和HR如何处理这些问题. 所以我们必须经过雷亚的所有流程和程序, 把这些单独的项拉出来, 并附上或寄给CEFEX审核, 确保我们所做的符合他们的标准.
戴夫你有没有抛出任何程序? 天哪，我们有几个需要扔掉.
休息的没有，实际上我们没有扔掉. 但我们确实在养老金方面实施了额外的项目. 所以当他们问你有多少个计划有这么多的参与者, 或者资产是什么, 实际上，我们已经开始将这些问题纳入我们目前的程序中. 所以明年，当我去提取这些信息时，就更容易得到了. 所以我们确实增加了项目，但是我们没有减少.
戴夫为什么业务所有者应该关心流程文档? 让它流动，让它撕裂. 它已经运行了50多年了. 我不需要改变.
休息的:嗯, 首先, 您可以将其用作快速了解公司流程的路线图, 并帮助组织的所有成员理解流程, 并且知道遇到问题该找谁. 我认为这非常重要. 当你在一家大公司工作时，你可能不知道遇到问题时该联系谁. 当你有了这个文档, 你可以知道你可以去找谁, 他们可以在这个过程中帮助你. 它帮助你的所有成员理解过程, 即使那些拥有知识的人离开了公司，它也能保留知识.
休息的你会看到的, 如果某人在一个职位上呆了很长时间, 他们的脑子里总是有这样的知识, 其他人可能不知道. 但是如果你把它记录在一个过程中, 这些知识现在已经从他们的头脑中转移到了这个过程中. 因此，如果有人离开，你就更容易继续前进.
戴夫我们在播客上聊了很多, 关于盈利能力, 效率等等, 其中一件事, 当我在读你的笔记时, 它还能帮助员工理解路线图, 这个过程, 所以他们不会一直寻找数据, 寻找信息. 它就在那里等着他们.
休息的:对.
戴夫是的, 再一次。, 为什么企业主应该关心, 它的效率, 这应该会带来一些利润.
休息的所以，这是你可以实现的四件事之一，如果你做这个过程. 首先, 它可以帮助您改进流程, 并确定瓶颈和低效率, 它还有助于培训员工. 这就是你刚才想说的. 您可以使用这些文档来帮助员工了解他们的工作角色, 熟悉他们将要参与的内容. 但你也可以把它作为培训新员工的工具. 所以他们明白
戴夫:一个入职工具?
休息的:是的. 这样他们就能明白他们的角色是什么，他们在做什么. 但它也会帮助那些在那里工作了很长时间的员工，记住流程是如何运作的. 假设你很久没做这个了, 你可以把这个过程拉上来然后你就可以走一遍了, 所以你记得这些步骤是怎样的. 你也可以用这些工具帮助培训新员工.
戴夫如果在俄亥俄州只有两家获得CEFEX认证的公司, 这一定是一个很难获得的认证. 也许不是每个人都适合.
休息的:是的. 所以雷亚没有问题. 我是说，他们布置一切的方式正是CEFEX想要的. 老实说，人力资源，IT，所有的一切. 他们对雷亚把所有事情都纳入流程和程序的方式非常非常满意. 但这是一项非常艰苦的任务. 我的意思是每个人都拉这个，拉那个. 但如果雷亚真的把一切都准备好了. 所以有了认证就更容易了.
休息的我们不仅要确定所有这些过程和程序，还要给他们这13页的答案, 他们来到现场, 他们会见了所有不同的实体. 他们见了养老金里的每个人. 他们和IT部门谈过，和人力资源部门谈过. 他们必须审查这些过程和程序. 所以把这些都写下来，我认为对那些参与的人来说也更容易.
戴夫天哪，那听起来是一笔相当大的开支. 很高兴这是你们团队的预算，不是我的.
休息的嗯，我认为最终它会收回成本的.
戴夫:当然，当然. 当你通过认证时，每个人都坐下来通过了一些，这是一种折磨. 是啊，但最后你开心吗? 你感觉很好吗? 成就感?
休息的哦，当然. 作为俄亥俄州和全国为数不多的州之一，这真的让我们与众不同. 这表明我们的养老金部门和意图真正关心的是我们的客户. 我们正在尽我们所能确保我们在严格的标准下进行实践, 我们正在做业界最佳的实践. So, 我认为重要的是，当一个有远见的客户或顾问看着并说, “哇, 他们是CEFEX认证的. 我知道他们在做正确的事. 我知道他们在考虑客户的需求, 并确保他们遵循国际标准ISO IEC.“他们来到意图会感觉很好.
戴夫:当然. 所以，我们的听众都是企业主，他们当然是在投资自己的生意. 他们正在寻找顾问, 我们特别讨论了现金余额计划和你们的做法. 我们的听众真的应该看看CFXE的名称, 并询问他们的供应商是否有.
休息的:是的.
戴夫因为不仅, 我怀疑, 它告诉我们, 我们是一家严格遵守法律的公司, 在这个过程中做得很好. 良好的内部控制，正确的流程，正确的教育和许可. 以上都是.
休息的:是的.
戴夫这不是上网，找到最好的和最便宜的供应商.
休息的:没错. 完全. 这个部门所有的经理都有资格证书. 现在我们整个部门，养老金部门都是经过认证的. 这表明我们真的很注重细节, 我们希望确保我们正在尽一切努力让我们的客户合规. 我们必须通过CEFEX认证的所有流程，以表明我们正在关注我们的客户, 我们要确保他们是合规的. 我们必须和他们一起回顾这些过程, 为了展示我们所做的，以确保当他们的工作结束时, 我们给了他们最好的机会.
戴夫你提到了细节, 我想我希望公司的员工对我的401k计划非常关注, 以及随之而来的严格的受托责任. 我想确保这是正确的.
休息的:绝对.
戴夫这么说你们通过了测试.
休息的是的.
戴夫你获得金牌了吗?
休息的:没有.
戴夫你的分数是多少? 你得到a, a, B, C, D或者你只是及格或不及格?
休息的及格/不及格，但我肯定是A.
戴夫当然是A?
休息的:绝对.
戴夫了解你的团队. 我肯定是.
休息的:是的.
戴夫让我们稍微讨论一下流程文档的业务好处. 我认为编制文件是一个过程，可以帮助公司实现四个关键目标.
休息的:是的.
戴夫你能认出来吗?
休息的:是的. 所以它可以帮助你改进你的流程. 它确定了这些瓶颈. 它有助于培训员工，我们刚刚谈到了这一点. 它有助于保存公司的知识. 最后一点是，它有助于降低风险并保持操作的一致性.
戴夫这就是四个. 我想找一个. 瓶颈，每个组织都会遇到瓶颈. 我们总是喜欢把责任推到一个或两个人身上, 也许营销团队才是瓶颈, 或者生产团队是瓶颈. 通常在这些播客中就是这种情况，这就是瓶颈. 但在你的情况下, “嘿, 我们要避免瓶颈，因为我们有过程, 天哪, 你最好遵循这个过程.”
休息的:是啊. 所以如果你知道每一步谁做什么, 那么就不应该有等待别人做某事的问题了, 其实那个人并不是做那件事的人. 所以这个文件记录了每一步，每一个参与其中的人以及需要做的事情. 所以如果发生了停工, 你知道它在哪里, 你可以对那个人说, “嘿, 发生了什么事?? 你需要帮助吗?“所以它确实有助于顺利移动.
戴夫那么在你的团队中，你有我所说的“过程警察”吗. 布丽吉特违反了什么，没有遵守规定. 抄近路.”
休息的在我们的软件中，我们有所谓的项目，它完成我们所有的项目和步骤. 我们实际上有最后期限，时间期限. 这样你就能看到你的进度，你在截止日期前的进度. 如果有问题，团队中的人可以看看你是否落后，他们可以提供帮助. 或者你可以看看在你之前做这项工作的人, 我可以看看他们是否有问题. 然后我可以去帮助他们. 所以我们确实有一些有时间期限的项目, 确保每个人的工作都顺利进行.
戴夫:好吧. 我想开始我自己的过程文档策略.
休息的:好吧.
戴夫我该怎么开始呢? 我从哪里开始呢?? 当然，我可以给你打电话. 实际上我们是这样做的. 我会给你打电话的, 我们会从你的团队中找几个人我的团队会见面品酒.
休息的:好吧. 我在.
戴夫你们可以展示一下. 一杯红酒，我们就可以开始了，对吧?
休息的:是的. 绝对.
戴夫是的. 我们该怎么开始呢?
休息的:好吧. 所以第一件事是，你必须确定文档的范围. 我们只是在做一个过程吗? 我们要做手术吗? 是整个公司吗? 我们来看看你想做什么. 它只是一根棍子，我们做的是一个完整的过程吗? 这是第一件事. 让我们缩小你真正想做的事情.
戴夫:范围窄.
休息的:是的. 接下来，我们将起草一个简单的表示来定义角色, 的程序, 的系统. 所以我们将解释这个过程对产品和服务的影响. 我们要确定角色和由谁来扮演，我认为这非常重要. 因为你可以有一个文档, 但如果你不告诉我谁在做什么, 你会遇到瓶颈.
戴夫在混乱中迷失.
休息的:是的. 所以我们将概述系统和使用的软件. 比如养老金，我们有几个不同的软件. 我们有合规软件，我们有跟踪软件. 所以我们需要知道在这个过程中，我们使用的是哪种软件. 告诉别人原因可能会有所帮助. 每个人都喜欢为什么，为什么我们要这样做? 所以要确保他们知道谁在做什么，要用什么软件和系统，以及为什么要用. 然后我们将从头到尾记录整个过程, 你要用一种容易理解的形式来做. 如果你可以添加图片，图片是很棒的. 人们喜欢图片，尤其是与互联网或后续步骤有关的图片. 照片很棒.
戴夫哦，天哪. 这是另一项倡议. 我相信你们在开始的时候是这么想的, 但听起来大家都开始行动了, 大家都买账了.
休息的:是的. 是的. 我不知道在做CEFEX的时候我要做多少这样的手术, 比如说人力资源程序. 你把它打开，他们告诉你去这个网站. 然后在这个网站上，你需要去这里. 他们有照片. 照片很棒. 这样我就能看清我在哪里了, 以及我在网站上的位置, “好吧, 看，这就是那张照片. 按这个按钮.“所以我会说，你要让人们尽可能地轻松.
戴夫嘿，你知道吗，我有另一项服务可以提供给你. 我们可以出去拜访客户, 我们可以谈谈现金余额计划, 退休设计和CEFEX流程, 一体一体. 打一打二.
休息的:是啊.
戴夫那不是很棒吗?
休息的我们应该这么做.
戴夫我们走吧.
休息的:绝对. 绝对.
戴夫CEFEX是一个年度认证? 你必须回去训练吗?
休息的因此，每年他们都会回来审查我们的流程和程序, 并确保我们遵循我们最初签署的协议. 我们遵守了他们的标准，然后我们应该重新获得认证. 我们每年都会重新认证. 正确的?
戴夫:哦,哦. 好吧. 是的，我喜欢.
休息的:是啊. 我们将.
戴夫你去拜访潜在客户和客户. 以你的经验, 你能走进来，环顾四周，然后说吗, “哦男孩, 这家公司没有流程文件, 这些都可以, 这是需要的.“你现在能看出来了吗?
休息的:是的. 所以我去见了一个潜在客户，我们想谈谈他们目前的计划. 我想看看他们的计划设计，并确保它非常适合他们, 这对他们有用. 当你问你有你的收养协议或你的概要计划的描述? 他们看着你说:“哦，那是什么?”
戴夫:……在哪里??
休息的:是啊. “那是什么样子??“我知道我们有麻烦了. 这是很明显的, 他们的现状, 没有人每年和他们一起工作来帮助他们解释他们的计划文件是做什么的, 这对他们有好处吗, 如果他们连这是什么都不知道?
戴夫这样你就能发现它了?
休息的:是的.
戴夫你可以发现它. 这真的很简洁. 在我们准备播客的时候, 我真的不太了解认证, 所以我期待着向你请教一下，看看你能想到什么. 当然, 了解你的团队以及他们的工作努力程度, 去哪里, 他们100%买入, 绝对.
休息的:当然，是的. 是啊，他们只是很高兴我主动出击，做了工作.
戴夫: So, 结束我们的, 关于我们的观点, 我们讨论过, 流程文档, 为什么企业主应该关心. 我想你已经说得很清楚了. 流程文档的业务好处是什么? 你打得太棒了. 如何开始你自己的过程文档策略，我认为他有一些好主意. 我喜欢这个，把酒的飞行作为起点，作为开始.
休息的:绝对.
戴夫所以这一切都非常有意义. 同样，效率带来盈利能力，并导致公司价值的增加.
休息的:绝对.
戴夫以及留住员工，我认为所有这些都是紧密联系在一起的. 你会说?
休息的我同意.
戴夫:太好了. 再一次, 祝贺您和您的团队获得了最近的认证, 感谢大家收看今天的节目 不合适的,休息的. 伟大的.
休息的谢谢你.
戴夫我们今天的嘉宾是时候拉弗蒂, 与雷亚和同事, 位于赞斯维尔, 俄亥俄州. 去我们的网站看看她的照片. 我想你的照片在上面.
休息的是的.
戴夫点击它，阅读简历，给她打个电话，给我们发封电子邮件.
休息的:绝对.
戴夫你可以了解更多的过程. 今天我们都学了很多关于过程的知识, 我可以真正看到审查一个组织的流程如何为整个公司带来价值. 听众们，如果你们有问题，请随时联系布里吉特 . 你可以发邮件或安全的赌博软件.com或直接从意图联系她 & 协会网站. 同时，如果你喜欢今天的节目，请告诉我们. 点赞、评论或分享，这就是我们的过程. 不要忘记在YouTube上观看我们的播客视频. 下次见，我是戴夫·凯恩鼓励你松开领带，跳出思维定式.
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