戴夫·该隐: 欢迎来到 不适合在意图电台播放, 屡获殊荣的金融服务和商业咨询播客，挑战你的老派商业惯例和他们的传统商务套装文化. 我们的客人都是业内的专业人士和专家，他们将挑战你的思维，超越西装革履，同时为你提供有意义的东西, 现代解决方案，帮助您的公司发展. 我是今天的主持人，戴夫·金. 管理公司的工资单需要你做的不仅仅是写几张支票或按下直接存款的按钮, 每个月发给你的员工.
戴夫: 例如, 当你雇佣一个新员工时，在你考虑让他们为你工作之前，你必须收集一堆信息. 但是你知道这些信息是什么吗, 它的去向, 应该存放在哪里, 为什么这很重要? 在收集了员工的信息之后，你是否知道你需要保留哪些表格以备被要求进行审计? 格雷迪, 他是雷亚公司的认证薪资专家和客户服务专家, 新费城, 俄亥俄州的办公室, 这里是为了帮助我们更好地理解工资功能吗. 欢迎来到 不合适的,迪.
迪灰色: 谢谢Dave，很高兴来到这里.
戴夫: 我们总是很欢迎新费城办公室的客人. 我们的大多数听众可能不知道雷亚就是在那里 & 联合律师事务所于1938年由理查德·雷亚创立.
迪: 你说对了.
戴夫: 所以正如他们所说，我们一直很喜欢总部的客人. 今天我们来谈谈工资问题. 现在是2019年初，所以我想可能会有一些人还在努力把他们的W2和1099弄出去, 甚至可能超过最后期限. 如果这些W2中的一些是错误的，有什么建议吗?
迪: 你想要尽快纠正任何错误. 一旦发现错误，就应该开始改正. W2的最后期限, 1095年的, 以及非雇员补偿的1099都被移到了1月31日. 这是一个相对较新的变化. 确保你知道新的截止日期.
戴夫: 正如我们所发现的，如果你犯了错误，国税局是可以帮助你的. 但如果你确实发现了一些可能被遗漏的信息，你就得很快地追踪它.
迪: 绝对. 美国国税局发出的通知几乎是自动附加利息和罚款的. 你越快解决这个问题，罚款和利息就越少. 他们实际上有所谓的第一次消减. 这几乎是一张免坐牢卡.
戴夫: 好的，请讲.
迪: 如果你意识到的话, 一旦你收到第一次罚款通知你可以打电话给他们或写信要求第一次减刑，罚款就会自动取消. 你只能每三年做一次，但知道你能做到是值得的.
戴夫: 所以底线在这里, 如果有听众收到一封信, 尽快把它交给你的税务专家. 他们没有, 他们可以在网站上查到你, 看看你的简历，你当然可以帮助他们度过难关.
迪: 肯定.
戴夫: 不管现在叫什么迷宫. 但这很令人困惑. 你做工资单多长时间了?
迪: 我做工资单大概有15年了.
戴夫: 15年.
迪: 这是我过去十年的重点. 所以很长一段时间.
戴夫: 另外，你有丰富的QuickBooks策略或经验，但你可以帮助个人把他们的工资单正确地记录到QuickBooks中.
迪: 是的. 无论是使用外部提供商，还是将信息导入QuickBooks，这样它就可以与你的年终工作或会计师的纳税申报表一起工作. 我们完全可以做到.
戴夫: 我们经常听到有人说，嘿，工资单，这不是一个有风险的领域，而是一个低风险的领域. 这很简单. 你只要把数字输入电脑就行了. 我认为我们已经发现这绝对不是事实.
迪: 事实并非如此. 根据我的经验，工资单是企业中最引人注目的东西. 通知是否准确, 我认为，作为一个企业主，你在工资单上收到的通知比在其他任何活动上收到的通知都要多.
戴夫: 当然，因为你有联邦政府，你有不同级别的州. 你可以有工人补偿，失业. 然后是地方层面.
迪: 正确的. 所以在联邦层面，你有FICA税. 所以你有社会保障和医疗保险，雇主必须匹配. 然后是联邦扣缴税, 所有这些都必须根据您过去的付款历史按特定的时间表汇款. 州政府也一样，这是基于你过去的责任记录. 决定你以后如何纳税. 各州的法律都不一样. 所以你必须非常小心，遵守相应的州法律. 我想说，俄亥俄州和宾夕法尼亚州的州法律是所有州中最复杂的，对吧.
戴夫: 是的, 我们来谈谈第一件事, 一次又一次, 你提到你的员工在多个州工作. 或者多个城市.
迪: 是的.
戴夫: 也许在一个城市工作，但不住在那个城市. 这对我来说是一个挑战.
迪: 这很有趣. 所以这是你的工资专员应该有能力处理的事情. 基本上，在俄亥俄州，你需要根据业务所在地扣缴当地所得税. 您可以根据员工的地址选择扣缴本地税款, 在地址中，需要从业务地址中保留的内容. 但你必须根据营业地址扣缴税款. 如果你的员工在不同的城市工作, 说他们在施工, 第21天，他们在一个特定的城市工作, 你必须向那个城市代扣代缴税款. 它不会倒退，但它确实从第21天开始.
戴夫: 哇，你对这些规则真是了如指掌啊. 你不? 你这么做有段时间了.
迪: 我们这样已经有一段时间了.
戴夫: 是的. 切活支票也是，这是过去的事了吗? 你合作的大多数企业都是直接存款吗?
迪: 我们所在的地方仍然有很多支票. 我们为阿米什社区的很多人处理工资. 但是我们大部分都是直接存款.
戴夫: 这是很罕见的情况，告诉我频率是多少. 你遇到什么了? 是每周一次还是两周一次，你在那里看到了什么?
迪: 我们什么都能看到一点点. 大多数是两周一次.
戴夫: 每两周.
迪: 这似乎是基本的标准. 我们有双月刊，月刊，周刊. 几乎任何你能想到的东西，但标准通常倾向于两周一次.
戴夫: 确定. 我想和你分享一个故事, 也许你可以评论一下，但最近我和注册会计师行业的一位同事交谈. 他们跑过, 他们的一个客户收到了国税局的通知, 一张非常讨厌的通知，上面写着就业税还没有缴纳. 941税，社保税和预扣税远远超过10万美元. 企业主不知道发生了什么，当他挖掘的时候, 他找到了他们的, 会计部门内部的重要成员, 在他们的工资单上, 有工资单功能. 没有交税吗.
迪: 这是不幸的. 这确实发生了. 但最终的责任在雇主身上. 没有被汇款的原因并不重要. 雇主将是有责任和责任确保这一切发生的人.
戴夫: 我们再来一遍. 你说到痛处了. 所以作为业主，如果我的会计部门搞砸了，没有汇款，我就有麻烦了.
迪: 这是正确的. 如果你的工资单是由外部供应商提供的, 而且那个供应商不会把你的预扣税汇给你. 你上钩了.
戴夫: 我上钩了. 你还有什么好消息要告诉我吗?
迪: 确保已经汇出了.
戴夫: 是的. 我的意思是，这是我们今天讨论的中心工资单可能会给企业主带来巨大的风险，而他们甚至可能不知道这一点.
迪: 它可以. 应该有适当的制衡. 如果你有一个外部公司来处理你的工资, 你应该看看你收到的报告. 你应该看看年终报告，W2. 不要盲目地相信一切都得到了妥善处理. 仔细检查并跟进.
戴夫: 当然,好的. 在接下来的时间里，我们将讨论几个关键领域. 一个是雇主的工资选择，基本上有两种选择. 第一，你可以自己做. 或者你当然可以把它外包给意图 & 助理或其他工资单专业人员. 这就是两种选择. 你看到了什么，大多数企业都外包了吗?
迪: 我说大多数企业都是外包的. 工资是一个巨大的风险. 尽管最终责任在客户, 有一个知道自己在做什么的人, 谁对自己所做的事情有一个流程, 真的能帮助避免任何可能出现的问题吗. 当问题出现时，你需要有人帮助你完成处理问题的过程.
戴夫: 当然,确定. 在全面披露的情况下，这里是雷亚 & 律师们，我们把工资外包给了第三方.
迪: 正确的.
戴夫: 但我们有适当的控制措施来确保这些事情发生. 每当我跟别人谈起这件事，然后说, “我们把工资外包出去,“他们看着我就像看着你这个疯子. 你们是会计师事务所，为什么不自己发工资呢? 确切的原因是客户没有发工资. 这只是一个不同的控制特性. 再说一次，在很多企业中，会计部门有很多职责. 财务报表，各种贷款契约报告，应有尽有. 如果你把工资压在上面，他们可能没时间了，可能做得不好.
迪: 正确的. 他们很快就会不知所措，如果他们觉得薪水就是最终结果，他们就会把它放在一边，去做其他事情, 然后可能会有一些事情没有完成，因为他们忙于其他工作.
戴夫: 这就是像雷亚这样的公司 & 同事和你自己作为薪资专业人员可以介入，帮助他们挽回一些宝贵的时间.
迪: 对,对. 工资外包确实为内部部门节省了很多时间. 这会让他们省掉很多事.
戴夫: 我们经常在审计环境中听到有关欺诈的报告或企业内部的情况. 你偶尔会听说它在工资单区. 也许工资税因为某种原因没有被减免. 也许那些负责工资的人没有检查和平衡可能会在他们的薪水上加几个小时的假期.
迪: 这是真的. 我总是推荐给你开支票的人, 无论是工资支票还是应付支票, 不应该是给你做银行调节表的人. 如果你想谈职责分离的话, 这是一个职责分离的好地方. 你想让别人做对账，只是浏览一下支票副本而不是负责写支票的人.
戴夫: 我想我们得到的第一个结论是，雇主有一些有益的工资选择，我认为这在很大程度上是内部控制, 就像你刚才提到的. 你在公司的内部控制中扮演着保护资产的重要角色. 通过监督工资.
迪: 这是真的，因为我们会把信息发回给客户，而客户办公室的某个人会做银行对帐调节. 所以他们基本上是在复查我们的工作.
戴夫: 对,对. 嘿，你有没有在周五晚上7点接到一个电话，有人说, “嘿，我的工资单错了?”
迪: 当然了，不过通常都是短信. 他们通常在7点以后不打电话.
戴夫: 好吧.
迪: 但是，是的，我们绝对需要. 届时，我们将尽我们所能帮助他们纠正这个问题. 有时他们不得不等到周一早上. 但它确实发生了.
戴夫: 因为这可能涉及到向银行转账，或者可能有人忽略了几个小时或其他什么. 这可能在我们得到信息之前就已经从雇主层面开始了.
迪: 正确的.
戴夫: 那些电话确实来了.
迪: 他们所做的. 打电话，发邮件，发短信，绝对可以. 如果不是周五7点，我们会很快处理的.
戴夫: 噢,是的.
迪: 但他们肯定会进来.
戴夫: 让我们换个角度. 假设我是一家新企业，或者是一家现有企业，想要外包我的工资. 假设我们坐下来聊天. 我说，“迪伊，我不知道从哪里开始. 我在努力经营这里的生意. 但我得给我的人发工资. 他们做得很好. 我们必须做一些不同的事情.“我们从哪里开始?? 我们的谈话从何开始?
迪: 好的开始谈话是一个很好的开始. 但是你想和一个让你感觉舒服的人一起去. 我想如果我们在讨论这个话题, 要么你对我们很满意，要么我们已经推荐过你了. 这里也有一些考虑, 一些较大的工资单提供商会清理资金，这样所有的钱就会一次从你的支票账户中取出. 然后他们用这些钱支付你所有的税. 还有其他的工资发放公司采用雷亚的方式 & 联合律师事务所负责，我们每个人负责. 所以如果你写的是支票，那么每一张支票都会从你的账户中结清. 所以你需要知道你想要的是什么样子. 我想说这将是第一步.
戴夫: 这里有一点现金流问题.
迪: 是的.
戴夫: 好吧,好吧. 和及时性. 所以这是我们要确定的第一件事你到底要和我说什么, “嘿, 你的目标是什么?, 你想在这里做什么?”
迪: 正确的. 下一步就是了解你以前是否从未有过工资单, 了解你的责任是什么. 你要花多少钱啊. 这不仅仅是从员工的工资中扣钱. 但雇主也有义务. 他们必须匹配社会保障和医疗保险的扣缴. 他们必须支付联邦失业率. 他们必须支付国家失业救济金. 在每个州他们都必须支付工人赔偿金. 所以除了工资准备费用，他们还会考虑其他费用.
戴夫: 迪，这听起来像是一场大麻烦. 为什么我不把我的报价员工当作独立的承包商，不预扣任何税款呢. 这样既省钱又省事.
迪: 我相信你不是第一个有这种想法的人.
戴夫: No. 我在什么地方读到过.
迪: 关于什么是雇员，什么是独立承包人，有非常具体的规定. 如果你被审计了，并且你作为独立承包商付给某人报酬，而他们认为你是雇员, 你马上就要为社会保险和医疗保险负责了，这是你一开始就被要求支付的，而雇员的部分则会从他们的工资中扣除. 除了罚款和利息外，这是即时的.
戴夫: 罚款和处罚……
迪: 重新做你必须做的事. 你必须修改所有已经提交的申报表. 绝对不是推荐的做法.
戴夫: 我想可以肯定地说，你和我都百分之百地认同这一点，那就是这不是一个可以玩的游戏. 这是一场输掉的比赛.
迪: 这是一场输掉的比赛.
戴夫: 这是一场非常昂贵的比赛.
迪: 肯定.
戴夫: 我知道我们在职业生涯中都会遇到这种情况. 正如我们的听众所知道的，但我认为国税局正在进一步收紧这一政策. 我记得你跟我提到过工人补偿. 我认为这是另一个如果我们不把他们当员工对待的领域, 我们可能会让公司面临重大风险.
迪: 完全正确.
戴夫: 新员工呢?. 有人进来了. 伙计，我们很忙，我们需要人手. 很难找到人. 我需要什么才能开始呢.
迪: 你必须给你的工资供应商什么, 你需要在员工档案中保存的东西肯定是两码事. 我绝对会检查我的州法律，以确保我符合所有的州法律和公平劳动标准法案. 你需要存档W4. 档案里有I9. 但是可能还有其他表格你需要存档但是你的工资单提供者并不关心因为在审计的情况下, 同样，雇主有责任为他们的工人提供文件.
戴夫: 你要帮我做所有的文书工作.
迪: 我可以给你提供所有的文件. 我不会保留那些文件.
戴夫: 你要帮我渡过难关. 你会教我的，没错.
迪: 我一定会帮你度过难关的.
戴夫: 对我来说最轻微的头痛.
迪: 这是正确的.
戴夫: 这就是我想要的. 轻微的头痛.
迪: 这是正确的.
戴夫: 所以当你经历这些的时候, 我们已经讨论了所有的城市，你在哪里工作，你在哪里生活，你在哪里玩，以及所有的事情. 但时不时你会收到一些关于孩子抚养费和装饰物的信件, 看一遍, 从雇主的角度来看，这有点麻烦. 但是我一定要遵从那些信件吗?
迪: 你绝对要遵守那些信件.
戴夫: 100%?
迪: 100%. 同样，如果雇主收到了罚款，而他们没有扣缴罚款，责任就会回到雇主身上, 加工有权对雇主提起诉讼. 因为没有遵守罚则. 子女抚养费也是如此. 你必须遵守子女抚养费和罚款.
戴夫: 加上罚款和罚款. 我认为我们忽略了一件事, 当事件发生时, 当事情发生的时候，当你收到信说你没有遵守规定的时候, 可能是一年. 可能是两年.
迪: 没错，所以
戴夫: 我们面对的是两年后的事实.
迪: 一切都在累积，你只会给自己挖一个更大的坑.
戴夫: 你会提到学生服务协会，豁免案. 非豁免员工. 我不太明白你的意思. 你能给我点时间吗，不管那是什么.
迪: 公平劳动标准法案
戴夫: 我一定要照做吗?
迪: 区分. 公平劳动标准法? 你可以谷歌一下.
戴夫: 听起来是这样. 我可以谷歌一下. 我知道我能……
迪: 是的，你必须遵循它.
戴夫: 我没有选择.
迪: 每个人都必须遵守. 这很准确.
戴夫: 哦,好吧.
迪: 他们确实区分了豁免雇员和非豁免雇员. 非豁免员工，你需要支付加班费. 豁免员工你不一定需要支付加班费. 但是有一些特定的标准，豁免雇员必须满足，才能成为豁免雇员.
戴夫: 你知道这很难. 在过去的几年里，有一些新的立法真的, 这就更紧了.
迪: 是啊，看看结果会怎样会很有趣.
戴夫: 有什么好地方吗?
迪: 我不知道. 你知道，它似乎取得了一些进展，然后他们停止了它. 我不确定这是好是坏的进展，但每个人都在努力遵守，然后在最后一刻退缩了. 所以它就是-
戴夫: 它的到来.
迪: 现在等着看
戴夫: 它来了，又快又猛.
迪: 总有一天会的.
戴夫: 我们还没有讨论401k计划和125条款，我认为这是自助餐厅计划. 我们称之为雇主为员工提供的福利. 很明显，这让我发工资更困难了.
迪: 它确实让事情变得更复杂了. 如果你给员工提供福利，比如保险, 医疗保险或家属护理福利或健康储蓄账户. 设立自助餐厅计划对公司有好处. 你需要确保它涵盖了你计划提供的所有福利，或者你是否有新的福利, 你需要把它添加到你的计划中，这样它就被覆盖了. 有些人不能参加125条款计划. 独资经营者、合伙人、股东. S公司超过2%的股东不能参加第125条计划，他们的配偶也不能参加, 他们的孩子, 他们的父母, 或者他们的祖父母.
戴夫: 这超出了我的理解范围. 这就是我不做工资单的原因.
迪: 这就是你外包的原因.
戴夫: 我肯定会搞砸的. 或者我的会计人员会问我，而我完全会给他们错误的答案.
迪: 发生这种情况.
戴夫: 但是你知道，所有这些福利，其中一些可能是免税的或递延的. 有些可能不是. 如果你在工资系统中做得不好，它可能
迪: 你要修改W2表格. 你要修改工资税表格.
戴夫: 这可能要花你好几年时间. 回顾一下，我们讨论了雇员的工资选择. 我们需要做些什么才能站起来，跑去外包，我们还洗了一次衣服. 让我们以保护业务和捍卫业务以及在审计的情况下应该拥有和维护哪些员工表格来结束. 我想这是为了保持记录. 在那方面你有什么建议?
迪: 我想说，你至少需要有当前的W4和I9文件. 我相信还有其他基于州的建议，但绝对是最低限度的, 这两份表格应该提交给每个员工.
戴夫: 我想我们已经看到W4很多年了. 快速回顾一下I9. 什么是I9?
迪: 这是证明你在美国合法工作的表格.
戴夫: 所以这在今天的环境中比以往任何时候都更加重要.
迪: 这可能是一个准确的说法，是的. W4即将经历一场大变革.
戴夫: 没错，我们改变了税法，不是吗?
迪: 我们做了. 他们已经暂停了. 2019年的表格没有明显变化. 但在2020年，情况会有所变化.
戴夫: 如果我想雇你做我的工资单. 当我们坐下来讨论的时候，我们开始之前的准备时间是多少?
迪: 这取决于工资单的大小，但基本上是两周左右.
戴夫: 好吧. 好吧. 现在有一个终极问题. 当你在办公室里做工资单的时候，你听音乐吗?
迪: 我确实听音乐.
戴夫: 你听什么呢?
迪: 我听80年代的发带.
戴夫: 80年代发带. 任何名人堂的成员. 任何Def Leppard?
迪: 那还用说.
戴夫: 你说对了. 好了. 我们今天的嘉宾是迪·格雷. 来自意图的认证工资专家和客户服务专家 & 俄亥俄州新费城的合伙人. 迪伊，谢谢你今天加入我们. 很好的数据来源.
迪: 非常感谢.
戴夫: 我们以前从未如此深入地研究过工资单功能，我相信我们可以做得更深入, 如果时间允许. 我们这几天还得请你回来.
迪: 听起来不错.
戴夫: 非常有启发性的谈话. 再次感谢. 你喜欢今天的节目吗? 让我们知道. 点赞，评论. 或者分享. 不要忘记在YouTube上观看我们的播客视频. 下次见，我是戴夫·金，鼓励你松开领带，跳出思维定式.
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