这篇文章是我们的小企业角系列的一部分, 这是为了解决中小型企业业主经常面临的挑战和考虑. 查看过去的小企业角文章在 p6q4mk8f.teddyexports.net/small-business-corner.
业务连续性计划可以帮助保护您的业务免受意外变化的影响
贝蒂在贵公司做工资单员已经很长时间了. 她是可靠的, 她能把事情做好，而且你不用再担心工资问题了，因为她很乐意帮你搞定一切. 事实上, 你不知道没有她你该怎么办，直到有一天你意外地被迫意识到这个不幸的现实.
除了她留下的人事漏洞, 你现在面临着公司运营的一个重大缺口，因为贝蒂是唯一一个了解公司工资功能各个方面的人. 现在?
为意外做好准备
在小企业中, 一个人负责整个业务功能，而其他人不知道或完全理解他们所做的事情，这种情况太常见了. 如果那个人因为任何原因突然离开公司, 你被推入危机模式, 其中可能包括处理未付账单, 错过最后期限, 工资不满, 支付利息或罚款的需要, 甚至是客户和收入的损失.
您如何保护您的业务免受这种情况的影响，同时确保您不会错过任何机会? 业务连续性计划是一个很好的开始.
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业务连续性计划如何保护您的业务
形势好的时候很容易陷入自满, 当你的生意运转正常的时候. 但变化——尤其是意想不到的变化——总是潜伏在阴影中. 因此，你应该为任何事情做好准备. 业务连续性计划概述了在危机中继续成功运营所需要做的事情. 你的计划可能包括:
- 〇员工交叉培训 确保特定业务功能的连续性, 考虑在某一特定领域对两名或更多员工进行交叉培训. 这种方式, 如果一个人意外外出——或者甚至去度假了——有一个训练有素的后备人员知道这项工作.
- 开发程序手册- 程序手册是一个循序渐进的文件，概述了企业的所有关键功能. 它允许你记录你所做的每件事以及你是如何做的.
- 实施客户关系管理(CRM)系统 CRM系统可以为您的团队提供一个单一的位置来收集和共享信息. 例如，客户经理可能会在CRM中输入有关客户帐户的说明. 然后, 如果客户经理出了什么事, 任何访问公司CRM的人都可以随时获得笔记和信息, 这样你就可以继续为客户服务，而不会受到太多干扰.
- 创建密码的主列表 -现在几乎所有东西都有密码保护程序. 根据LastPass 2017年的一份报告，企业用户平均有191个密码. 防止在访问您的业务使用的工具和程序时出现任何问题, 创建一个密码的主列表. 不用说，你应该确保这份文件是安全的.
- 启用共享邮件访问 -如果员工意外离开办公室一段未知的时间, 考虑与他们的主管分享这个人的电子邮件账户. 共享电子邮件访问将确保电子邮件不会被回复, 有效防止顾客得不到服务.
- 外包关键业务部门 -如果你是一家只有几个员工的小公司, 也许外包关键的业务功能, 比如工资单或会计, 可能会减轻你的负担，让你在错过最后期限的问题上感到安心, 支付罚款, 等.
你是负责任的
在一天结束的时候, 作为企业主, 你有责任了解你的员工在做什么. 确定, you need to be able to delegate various responsibilities so that you can work on growing your business; but at the end of the day, 你有责任确保你的业务的所有领域都能在危机发生时得到保障.
如果这对你来说是一个新概念，或者你觉得自己无法解决, 联系我或你的意图联系人，弄清楚你需要做些什么来为意外情况做准备.
文/ Candice Rowe(雅芳办公室)