如果你回家发现有人破门而入拿走了你珍贵的东西，你会注意到的，对吧? 你会, 或者你组织里的任何人, 看看你的证物室有没有什么东西不见了? 可能不是.
通常财产和证物室在操作上对你来说是次要的, 人员编制和资源分配. 然而，这种缺乏关注转化为盗窃的机会. 它还规定了对关键问题缺乏问责制, 与犯罪活动有关的重要证据.
上网搜索“证物室盗窃”，你会发现缺乏内部控制是如何给一个组织带来危机的，甚至会把相关人员送进监狱. 如果这种事发生在你身上, 你的组织的声誉和诚信会受到损害.
实施并遵循内部控制
国际财产与证据协会. (IAPE)为证物室标准提供指导和规定. 这些指南和手册表明，这方面的问题是普遍存在的，涉及对储存物品缺乏控制. 即使你可能有反映部门需求和规模的程序, 你必须采用并遵守程序和政策.
保护你的证据
你应该参考国际警务处的专业标准，了解与证据安全有关的信息，以及巩固和维持对这一领域的控制的基本步骤. 您应该遵循的一些常见标准和建议包括:
- 设施安全. 您是否有适当的安全访问控制，以防止未经授权的人进入存储区域? 这应该包括门禁卡控制, 访问日志到文档条目, 营业时间, 警报和监控摄像头以及最低的人员配备.
- 人员职责. 你们是否对负责管理财产和物证室的人员进行了培训? 培训是保存证据和财产不可或缺的一部分. 这将确保员工的职责得到明确界定，并在部门内提供问责制. 专业协会的会员资格可以为你提供培训和交流的机会.
- 保管财产和证据. 你们有符合犯罪实验室和储存要求的包装标准吗, 包括为跟踪目的而记录财产描述的财产记录? 这些标准还应确定负责向数据库系统输入和删除枪支的人员. 除了, 你应该有一个部分来说明对高规格物品的特殊要求, 比如枪支, 毒品和货币.
- 财产清洗. 授权定期审查财产和证据，以便处置. 确保包括时间表和被指派进行审查的个人的回应. 这将帮助你防止拥挤，可能导致混乱和潜在的财产损失或污染. 这就要求你对这些物品进行定期盘点，以确定根据你的保留计划准备处置的财产和证据.
- 审计. 进行定期审查和随机检查，以确定政策是否得到遵守. 这使您可以发出一个明确的信息，即为了保持库存的完整性，遵循财产和证据室政策非常重要.
了解你的风险
贵公司对财产和证物室的控制重视程度如何? 很有可能你有一个证物室, 适用于上述地区的证据柜或储存设施. 如果你不解决这些问题，未来可能会出现严重的问题.
考虑使用第三方进行风险评估，为您的内部控制提供见解和建议. 重要的是，你要重新审视你目前的政策和程序, 如果存在的话, 以确定他们是否被跟踪. 如果不是, 你需要弄清楚如何复习, 改进和执行组织的政策.
不要成为头条新闻的另一个受害者. 要积极主动. 确保你的内部控制是强有力的.
本文最初发表于 公开演讲, 一个意图 & 员工通讯，2013年9月19日.
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