第266集:他们是如何窃取我的信息的? 诈骗保护101

道格豪斯:

从意图 & 联合工作室，这是 不合适的, 面向企业家的管理金融服务播客, 终身商业领袖, 还有一些人已经准备好超越西装革履文化，寻找有意义的东西, 可衡量的结果. 我是道格·豪瑟. 在这个每周的播客中，思想领袖和商业专家会分解复杂和平凡的话题，给你一些建议和见解，帮助你成长为一个领导者，同时帮助你的组织成长和繁荣. 如果你还没有订阅，请点击订阅按钮，这样你就不会错过未来的剧集了. 如果你想获得更多的信息, 显示记录, 独家内容, 请访问我们的网站WWW.teddyexports.net . 播客并注册获取更新.

坏人越来越狡猾，这已经不是什么秘密了, 但是要有正确的技巧, 您可以保护您的组织免受欺诈. 今天凯伦·戴维斯, 现在是绿橡树顾问有限责任公司的所有者和创始人, 是来谈诈骗的吗, 会计方面的最佳实践, 以及它如何影响你所有的会计和财务流程. 欢迎来到 不合适的,凯伦.

凯伦·戴维斯:

非常感谢你们邀请我.

道格:

很高兴你能来. 我们认识很长时间了，我们就不谈这个了. 我们不想冒犯我们之间无辜的人.

凯伦:

完全.

道格:

但是，确实如此. 这些年来，我们分享了很多战争故事, 我不得不说，我们已经有了一些有趣的共同客户和人们，我们已经能够真正帮助摆脱一些困难的情况. 但也总有一些, 正确的, 他们不一定总是接受建议并说出他们应该提供的帮助. 所以，我们今天会在这里稍微讨论一下. 如果可以的话，给我们简要介绍一下你们看到的一些东西. 你订婚了, 正确的, 去帮助人们, 企业与他们的会计流程和程序. 那么，当你与一家公司进行评估时，你从哪里开始呢?

凯伦:

这是一个很好的问题. 实际上我对此很有热情因为去年我开始看到越来越多的欺诈行为因为疫情，人们感到非常不确定. 所以我开始看到人们开始用信用卡支付个人费用. 所以当我被叫进公司的时候, 我要做的第一件事就是看他们的财务状况，然后再去面试, 你会惊讶地发现，如果一个人做了不该做的事，会有多少人告诉你. 所有的研究都表明发现欺诈的方法是通过员工的提示. 所以如果我进去问一些问题有些东西在资产负债表上不合理, 不然我就开始调查了. 举个例子，我进去的时候，他们告诉我他们的首席财务官只在周日工作. 我说:“嗯，这挺有意思的."

道格:

是的.

凯伦:

所以我开始兼职，我觉得这很不寻常. 我说, 所以我开始调查他们的账户，发现了一些不寻常的事情, 控制器的名字在供应商ID里有三种不同的拼写方式, 他给自己开了各种支票. 于是我走到店主面前说:“你觉得你每年付给他多少钱??他说:“嗯，我可能每年付给他大约6000美元。.我说, “嗯, 五分钟后, 我找到了大约60美元,还有你不知道的一万块支票."

道格:

哎哟.

凯伦:

而这仅仅是一年的时间. 所以你真的看到了，你就开始深入研究并提出问题.

道格:

好吧, 你确实有我所说的天赋或能力，能很快发现事情哪里有点不对劲. 我认为这部分是由于你的经验，以及你在多年的经验中注意到的能力, 注意什么东西闻起来不太对劲. 就像你说的, 与组织内的人交谈是很有趣的, 你发现了多少，他们愿意向你吐露多少. So, 在业主管理的企业中最常见的欺诈行为是什么? 你谈到了信用卡的事情.

凯伦:

信用卡是最简单的. 我最近才这么说, 我看到的是亚马逊对信用卡收费, 但它没说它是什么. 所以发生的是，他们从小事开始. 所以他们会在亚马逊下订单，然后给自己加一件5美元或10美元的商品. 也许看起来是一样的, 比如一些来苏湿巾或软肥皂, 诸如此类的事情, 而他们却没有受到惩罚. 我之所以知道这一点，是因为我最近做了大量的取证工作，并开始看到下一项指控更有攻击性, 或者他们收到了礼品卡. 再一次，他们只是在信用卡上说亚马逊. 所以主人只是看着它, 或者他们太忙了，没赶上.

所以人们开始用信用卡做的事情是非常惊人的. 去年我遇到过一个例子，有人说, “我们不小心用了错误的信用卡来放机票.我说:“好吧。?我是从办公室经理那里间接听到这个故事的，他说, “我无法让任何人注意到这一点. 你能帮忙吗??显然，她说:“哦，我会带支票来，但我从来没在办公室。. 我很有钱.“然后到了下个月，就会有一些非常奇怪的收费，还有一整套其他的机票.

道格:

哇.

凯伦:

她说，“嗯，它是在我的电脑里. 它就这么违约了，我没注意到. 办公室经理仍然很沮丧，因为没有人注意到他. 他们假装自己住在自己拥有的豪宅里. 原来他们在租房，拖欠房租，最后被赶了出去. 所以这一切都是一场骗局. 但在一天结束的时候, 是26美元,000年以后, 那个陪伴是没有办法弥补的.

道格:

正确的.

凯伦:

所以我想说信用卡是人们最容易得到的 ... 我认为他们只是太忙了，没有时间认真调查信用卡上的收据，他们只是在看别人收取的一般金额，然后他们就把它忽略了，几个月来一直在增加.

道格:

是的. 所以很明显，不要注意那些细节. 还有一件事, 我们经常注意到这一点, 只是你的职责没有隔离, 当然. 以及许多小型业主经营的企业, 你只是有时候你不能按照你想要的方式做每件事在职责隔离方面. 但是最好的实践过程是什么呢, 人们可以通过收养来防止这种情况的发生?

凯伦:

所以有一对马上就跳出来了. 为一个, 我认为我在工资单上看到了很多欺诈行为，因为我认为每个人都习惯于让个人来做工资单. 我鼓励我的企业主们做的一件事就是看非常详细的工资报告, 也许每三到四次. 因为不然，人们会给自己加薪. 他们给自己发奖金，从来没人注意过. 这是我鼓励大家去做的一件事. 甚至他们都说工资单是如此神圣，他们不希望任何人看到它. 好吧，如果没人看它，那么很多东西就会被漏掉. 这是一种练习.

另一个是银行对账单, 只要登录银行对账单，看看所有被取消的支票. 通常是另一个标签. 现在有了科技，没人会把你的银行对账单寄给你. 一切都是通过IT来完成的. 所以人们通常不会关注这些，但他们确实应该关注. 他们应该去看看, 把所有东西打印出来, 即使他们认为这是在浪费纸张, 他们应该在所有这些支票上签字，并查看他们不认识的发票. 这是给小公司的另一个建议，因为小公司没有足够的人手来明确分工.

道格:

是的. 我经常惊讶地发现，我们接触的很多客户，他们的老板从来不看银行账户，也从来没有登录过网上银行. 我总是告诉人们，你也很清楚，现金不会说谎. 所以如果你至少花点时间登录, 查看发生在那里的项目和支出, 业主至少可能会看到一些可能会在他们脑海中提出问题的东西, 然后他们就可以提出来了. 所以，我完全同意你的观点. 我们现在的情况是伟大的家族企业. 但不幸的是，家庭成员之间出现了一些分歧. 因为他们是一家人, 一个家庭成员担任首席财务官，他们只是给了这个人全权负责所有这些职责, 因为他们相信他们是一家人.

你可以想象，这些东西要么没有记录在案，要么非常草率. 他们开始质疑某些支出. 不知道它们到底是用来干什么的. 然后，当然，你会发现有一些不应该出现在那里的私人物品. 谈谈文档化的过程和程序, 因为很明显, 这是会计师事务所的一件事, 我们希望看到. 但当你去帮助公司时, 你多久说一次真正的会计流程和所有这些都是有充分记录的? 你会给它加多少?

凯伦:

零.

道格:

零. 没有更糟的了.

凯伦:

我从来没有见过，我去过一些大公司帮助他们. 我认为他们只是专注于我从未见过的日常工作. 我在举例子的时候尽量不提到公司的名字，所以我不会说这是什么时候发生的. 但这种情况已经发生过几次了，当我进去时，我只是问了这个问题, “跟我说说你的过程吧. 你如何批准供应商的费用，更不用说员工的费用了?“我最近有两个例子，有人说, “嗯, 他们把发票发邮件给我们，我们就付钱给他们.我说:“你是否将这些发票与收到的材料相匹配??“所以这些都不存在. 他们只是想赚钱度日. 所以我试着说，“好吧，现在我们需要后退. 你可能有一个你不认识的供应商. 可能会有一个金额，可能会有重复计费，甚至不是故意的."

道格:

正确的.

凯伦:

所以我试着写下你需要某人的程序. 很多地方没有监督审查. 每个人都在做自己的工作，削减开支. 如果你没有职责隔离或监督, 在事情上签字, 可能会发生很多不幸. 可能会发生很多超额收费或欺诈.

道格:

是的,绝对.

凯伦:

是的，而且没有记录在案.

道格:

是的, 当你试着去修复或纠正这些的时候, 你会用什么样的东西来搭建呢, 我们就说一个记录类型的程序, 基本会计程序, 诸如此类? 你通常会为别人做些什么?

凯伦:

就像你说的，我真的在努力追踪现金. 所以我很想知道谁有权查看会计记录，现金是如何使用的，谁负责监督? 我把它写下来. 所以我首先调查他们目前在做什么，然后确定我认为存在欺诈机会的领域. 然后我把东西放好，写下来. 我说，“你需要遵循这个. 即使你认为还有额外的步骤.“他们做了很多调查，道格，大多数欺诈都是由信任的员工干的. 所以这需要 ... 研究表明，发现欺诈行为需要18个月的时间. 欺诈金额的中位数是12万美元.

所以我试着告诉他们这些事实, “看, 我知道这些都是你信任的员工, 但如果你不明白我写的关于新的工资标准是如何实施的? 谁来监督呢?. 谁在看工资单? 谁在看银行对账单. 谁在看支票? 你有没有对零用现金做过突击检查或者对支票锁在哪里进行过突击检查? 你有没有进去确保没有人从底下掉下来? 你的银行对账单上有什么奇怪的地方让你觉得这很不寻常吗, 或者你发现员工的行为有什么变化吗?"

突然，我的一家公司发生了这样的事情，他们说，“哦，我真的很忙. 抱歉，我过会儿再给你信用卡账单，但他们没给你. 然后这个人就离开了. 他们这样做了几个月，因为他们隐瞒了所有的盗窃行为.

道格:

是的.

凯伦:

所以, 是的, 这是, 我会说，我真的试图记录下来，交给他们，让他们相信，因为可能会发生什么. 我也会给他们讲恐怖故事. 我有很多. 是的，一大笔钱.

道格:

是的. 你在外面看到的东西多得惊人. 但我认为，这就是好的会计流程和程序的价值? 你不仅要确定你所看到的结果是正确的，这有助于你管理和决策你的公司, 但这也是一种额外的舒适感，你不仅给自己，作为老板或你的管理团队, 还有那些第三方顾问. 如果你能证明你有良好的流程和程序，你的会计设置到位, 这对你的生意有很大的帮助, 无论是获得信贷的渠道, 资本, 再一次。, 任何第三方顾问. 见鬼，这让我们的工作容易多了?

凯伦:

我完全同意. 是的,的确.

道格:

这让我们能够专注于一些更有趣的事情, 这可能是帮助他们发展业务或提高效率和其他最佳实践方面的操作，而不是日常. 所以，是的，这很有趣.

凯伦:

同意.

道格:

现在你谈到了由于COVID，你看到了更多的这种情况，因为你一直在与你的客户打交道. 是因为在家工作还是因为在办公室不能经常在一起而变得更困难了? 或者你脑子里在想什么，在想什么?

凯伦:

所以可能最重要的事情之一就是没有正常, 没有什么正常的东西可以拿来比较. 因此，因为他们要么被关闭，要么被解雇. [听不清00:17:18]几个月来给公司注入了大量资金. 所以你没有基准. 从一个月到另一个月, 当你看到你的开支时，你要么倒闭了，要么在半个星期内削减了你的业务, 然后是另一个, by 25%. 你不能说，“这是我应该期待的这个项目吗??“所以这是抓捕欺诈问题的一部分. 那里的员工要么是骨干员工，要么是在家工作. 没有人看到他们在做什么，所以没有监督. 因此，你不仅没有基准，而且也没有监督，因为每个人都在远程工作，他们不会对正在发生的事情提出好的问题.

它们都只是 ... 很多人真正关注的是经济，以及如何提高他们的收入来生存. 我不确定他们是否完全专注于内部控制. 他们做了一些研究来支持这个观点, 这是说当你在一家被裁员的公司, 那么你就更有可能诈骗因为你不确定, “我什么时候被解雇?? 所以我要尽我所能. 他们没有关注，因为他们关注的是如何让我的公司生存下去?“这就是我最近看到的情况.

道格:

这很有趣. 我知道，回到大衰退，8、9、10个时间框架，我们也看到了更多这样的情况. 它和你在这里表示的是一致的. 我认为人们忘记的另一件事是，你也可以和你的银行合作. 有很多技术, 无论是正支付还是多因素认证, ACH的多因素审批流程, 诸如此类的事情, 你可以利用它来帮助你消除一些种族隔离. 人们只是，他们要么不想付钱，要么不想使用它. 这样就有问题了.

凯伦:

这是真的，因为他们确实有很好的系统，但这是有代价的. 所以现在公司说，“我已经在赔钱了. 我为什么要那么做? 我为什么要花更多钱?“如果他们自己不花时间自己做所有的内部控制，或者让银行帮助他们获得积极的薪酬, 从长远来看，这会让他们付出更多的代价, 因为人们在偷窃. 他们真的是.

道格:

是的, 不幸的是，他们将会计过程和程序视为成本, 而不是投资. 至于你的观点, 你要在这方面进行投资, 这不仅仅是为了防止欺诈, 只是效率和信息之类的东西. 所以，这很令人惊讶.

凯伦:

我同意. 我认为人们没有关注的另一件事是工资方面的事情, 人们工作的时间. 我并不是说人们在家工作不好. 但实际上是那些人在欺骗公司. 我有一个例子，有人进入他们的时钟并更改它, 他们把7月4日定为8小时，但没人注意到. 该公司7月4日没有营业, 但是没有人真正去看到底发生了什么, 这有道理吗?“所以我认为在这种情况下, 人们在寻找更多的钱，这类事情发生了，他们需要更努力地寻找它, 特别是现在.

道格:

是的,绝对. 这当然是非常棒的见解. 这些是一些明智的建议，希望人们能让自己退后一步. 这是一个很好的时机来评估你的流程和程序. 这就是我认为你给我认识的客户提供了巨大帮助的地方, 这是我们共同努力的结果, 让他们在这方面保持清醒. 令人惊讶的是，其中一些情况发生了转变, 不仅仅是关于他们的报告，过程和程序，还有结果. 因为他们不会一直担心所有这些细节都是不恰当的.

凯伦:

是的，你会很震惊的. 甚至有一些公司是因为我长期从事这方面的工作, 我问他们的第一个问题是, “你上次结算银行账户是什么时候??"

道格:

正确的.

凯伦:

你会很震惊. 去年8月有人说，差不多一年了. 我说:“好吧，那我们就从这里开始.是的，有些疯狂的问题. 这实际上是人们认为不那么重要的基本阻挡和处理. 但是，孩子，你发现事情是那样的. 所以,是的, 当我开始做某件事的时候，我学会了问一些非常基本的问题，因为至少这对我有帮助，我做了我所谓的跟随线索. 所以如果有些事情看起来不太对, 无论多么微不足道, 我通常会跟踪它，因为它会发现更大的东西. 我通常会从很多问题开始，我通常会沿着线索找到一些东西. 其实我很喜欢.

道格:

是的. 这是一个很好的方法就是稍微拉一下那些松散的线. 我喜欢这个比喻, 当然, 你给我们的许多客户提供了很大的帮助，这使整个关系变得更好, 我认为当人们感觉舒服的时候，如果他们有好的, 准确的信息，他们可以专注于经营他们的业务. 这是他们应该做的.

凯伦:

这就是提供这个的目的.

道格:

是的. 谢谢你，凯伦. 和你一起访问很愉快，我们一定会在不久的将来再次邀请你，我们可以做更多有趣的事情. 谢谢你今天能来.

凯伦:

非常感谢.

道格:

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