你们有部门主管吗, 具有请求能力的主体或管理员, 接受并批准商品或服务的付款? 你们有秘书吗?, 校长, 部门主管或管理人员拒绝遵循程序或忘记归还装箱单或采购订单的接收副本?
如果你对以上任何一个问题的回答是肯定的, 这可能表明你的内部控制结构存在弱点. 改进这些控制的一种方法是开发集中接收功能, 通过一个地点过滤所有购买.
集中收货是指在一个指定地点，由指定人员为政府收货, 承认收据, 验证数量和质量, 并负责在多个政府地点之间方便派送或取件.
集中接收功能的优点
任何集中的流程都允许简化工作, 标准化的形式, 减少冗余，培训员工专注于他们的任务. 其他优势包括:
- 将订购和/或批准货物的员工与从供应商处接收货物的人员分开
- 阻止可能不是出于合法商业目的的购买请求
- 要求特定的装运地点将防止未经授权的采购直接运送给请求者和/或采购批准者(当使用信用卡或采购卡购买物品时)
- 加强对交易的监督和问责
- 节省运输成本，并利用批量订购折扣时，购买类似的项目交付到一个地方
- 简化您的库存和资产跟踪程序可以减少出错的机会
- 标准化任何过程只需要一个步骤来修改活动, 创造更大程度的灵活性
如何开始实施集中收货
实施集中接收的成本可以通过利用现有的土地或建筑空间来管理, 以及使用手册, 标准化的形式, 政策和程序都是由公司制定的集中采购功能. 这些项目, 加上适当的员工培训和定期沟通, 对促进实施和确保顺利过渡至关重要. 另外, 在缺勤的情况下确定后备人员对于保持隔离和避免处理中断是不可或缺的.
有效的集中接收功能的另一个关键组成部分是接收报告. 这种报告应记载日期, 时机, 以及所接受的商品或服务的状况, 供应商名称, 装箱单, 发票和原始采购订单，以便将来与发票相匹配. 确保准确及时的记录, 此收货报告应提交给应付帐款负责人 立即 为了正确记录.
有多栋建筑, 拥有采购请求能力的员工和部门, 建立一个集中的接收职能将通过增加额外的核查级别来改善职责分离. 随着欺诈变得越来越普遍，欺诈者的手段也越来越复杂, 保护你们自己和你们管理的纳税人的资金，这一点和以往一样重要.
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