您是否正在寻找一种方法来简化员工的采购能力，并减少公司业务活动产生的文书工作数量? 购买卡片(也称为p-cards)可能是您正在寻找的选项——只要您愿意首先实现适当的控制.
这篇简短的文章将为您提供所需的信息，帮助您为p卡做好准备，通过确定哪些具有成本效益的内部控制可以最好地保护您免受欺诈活动的侵害.
1 .政策 & 程序
你的第一道防线是确保公司的政策和程序是最新的, 以书面形式提供给所有员工，并便于所有员工和其他相关方查阅. 你的政策应该包罗万象，应该详细说明整个购买卡交易过程, 包括关键员工要采取的步骤, 持卡人, 管理层和会计团队成员. 重要:确保有书面程序来指导你完成p-card终止程序，以保护你的业务不受前员工的影响.
步骤2:知情授权
一旦你或你的管理团队的其他成员确定需要一个员工访问你公司的p卡, 该过程应在会计一级启动和批准. 在发卡之前, 员工须签署《安全的赌博软件》, 表明他们承认并同意他们在p卡购买中的预期角色. 考虑在本协议中列出持卡人的责任, 包括(但不限于):
- 管理该卡的条款和条件.
- 雇主的采购政策和程序.
- 有适当的程序来保护卡片.
- 向机构报告遗失或被盗卡的程序.
第三步:定期回顾
管理层应每年(至少)审查组织的p卡用户清单，以确保它是最新的和完整的. 您可以考虑的一个最佳做法是提供进修培训课程，以增强持卡人对任何最新政策和程序的知识和理解.
第四步:设定限制
当涉及到控制什么东西可以用p卡买，什么东西不能用p卡买的时候，你有很多选择. 您可能会决定限制持卡人在单笔交易中的消费金额, 例如, 或者对个人每月的消费限额进行限制. 另一家企业可能会发现，使用商家类别代码来防止p卡的不当使用更为有效. 每个行业都是不同的. 确定对你来说最有意义的解决方案的最佳方法是直接与你的p卡公司合作.
第五步:建立结构
每一次购买, 确保持卡人跟踪购买的支持文件, 由主管批准并提供给会计部门进行付款处理. 当涉及到保护你的企业免受职业欺诈时，适当的监督和职责分离是必要的.
第六步:点i，叉t
证明文件应包括(至少)相关收据和发票, 所购货物的分项说明, 供应商的名字, 交易日期及交易总额. 此外，一定要定期将p-card声明与支持文档进行核对. 在和解过程中, 确保审查文件，以识别超出单次购买限制的交易, 潜在的分拆收购和其他可疑交易.
如果你正在寻找一种方法来简化员工购买日常工作所需的物品或服务的能力，那么购买卡片是很好的. 但只有当你采取必要的措施来保护你自己和你的企业免受日益增加的欺诈风险时，这才是一个好的选择. 这些步骤应该会有所帮助, 但如果你仍在质疑内部控制结构的有效性, 电子邮件的意图 & 比较靠谱的赌博软件 了解更多信息.