您的工资单提供商是否能够完成任务?
大多数企业外包他们的工资功能，并且有很好的理由. 给员工发工资是件复杂的事情，而且一天比一天复杂, 特别是现在我们已经进入了远程工作的时代.
近年来，对员工福利计划以及州和地方税收的各种预扣税使大多数公司的工资功能变得更加复杂, 而且风险很高. 在预扣金额上出现错误可能会使公司受到重大处罚.
但有一个新的问题使风险更高——COVID-19大流行带来的远程工作急剧增加. 那些从未让员工在不同地点工作的雇主，现在的员工分布在不同的城市，甚至不同的州.
复杂的新预扣要求
其结果是州和地方的预扣税要求显著增加, 以及各种各样的工作场所规定. 更复杂的是，一些员工的工作时间是“混合”的, 例如，他们每周在家工作三天，在办公室工作两天。. 雇主必须仔细跟踪每个雇员的工作时间，以准确计算当地的扣缴金额.
需要注意的是，如果你在不同的州雇佣一个人, 你可能需要在那个州注册，并在那个州支付工人赔偿金和工资税. 对于拥有新的移动和远程员工的雇主来说，有很多事情要做. 在这种情况下，有些状态相互之间是互惠的，有些则不然.
许多企业，如在其他地方有销售代表的制造商，多年来一直在处理这些类型的工资问题. 但也有一类雇主，他们的员工一直呆在办公室里，从来没有经历过与远程员工相关的工资问题. 这些问题并不新鲜, 但与他们打交道的雇主数量比以往任何时候都要多.
雇主并没有因为工资的复杂性而减少远程招聘, 但是处理这些问题的经理们——主要是人力资源和财务部门的经理们——说, “你说我们在堪萨斯雇了人是什么意思? 我需要一个月的时间来准备.”
除了工资问题, 一些雇佣远程员工的公司可能会发现他们需要修改员工手册，因为有些条款在其他州可能是非法的，尽管它们在公司所在的州是合法的.
雇主必须确保他们的工资单提供者知识渊博，有能力进行跟踪, 计算, 在这种远程工作的环境中分配适当的工资预提金额.
在COVID-19大流行最严重的时期, 许多公司有员工远程工作，但还没有适当的跟踪. 鉴于突发公共卫生事件, 大多数州颁布了过渡性法规，放宽了正常的扣缴要求. 但这些规定基本上已经过期, 雇主们现在有责任弄清楚这些问题，否则就会因扣缴错误而受到处罚.
问正确的问题
如果你需要为公司解决这些问题，可以这样开始:
- 我的员工在哪里??
- 这个问题有多大——我们是在两个城市还是20个城市?
- 我们的招聘对这个问题有何影响?
- 在发工资期间，我能轻松地追踪到员工的行踪吗?
- 我们如何将这些数据放在一起用于工资单呢?
让你的人力资源部门参与讨论, 以及你的首席财务官或财务总监以及你目前的薪资供应商.
是时候改变了?
如果你得出结论，你的工资单提供商不能胜任这项任务，那么是时候换一个了.
更改工资单提供商可能会增加您的工资单成本, 但如果它能确保无差错的扣缴合规，并保护您免受相关处罚, 这也许是值得的. 此外, 您可能需要考虑实现一个新的薪资平台, 增加了成本，但从长远来看可能会节省资金.
向你值得信赖的顾问寻求帮助，让他们帮助你顺利进入远程办公环境, 包括你的法律顾问和法律顾问. 远程办公不会消失. 所有迹象都表明，美国的就业形势正在发生永久性的变化, 采用远程招聘的好处有很多.
但从长远来看，正确的做法会为你节省麻烦和金钱. 联系您的意图顾问.
By Joseph Popp，法学博士，法学硕士 都柏林(办公室)