超越忙碌的工作，找到你的实体采购订单程序的真正价值
您已经知道，实体的采购订单流程对于维护组织的财务完整性至关重要. 但有时候，你似乎是唯一一个真正意识到这项活动重要性的人. 当你把这个过程看作是你的问责库中的一个重要工具时, 你的员工可能会对文书工作感到困惑和不满, 这意味着获得支持(更不用说合规了)可能很困难. 但事情是这样的, 采购订单不仅能帮助你管理公司的支出, 这是法律规定. 作为一个政府资助的组织, 你必须把采购单用于公共资金的支出. 但如果这还不足以激励你的团队遵守你的采购订单流程, 考虑到这样一个事实，即这个特殊的需求具有帮助您防止欺诈的附加好处.
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政府合规
在理想的环境中，支出程序从批准的申请单开始. 接下来，通过采购订单的批准来证明资金. 最后, 这些费用是通过向供应商下订单或直接从当地供应商处购买来支付的. 听起来很简单，对吧? 但是，即使是最简单的程序也可能难以实现，并且经常被测试或绕过.
你怎样才能让更多的人遵守这个程序? 第一步是寻找纠纷的模式. 是否有特定的部门或员工经常在请求采购订单之前订购或购买物品? 如果是这样的话, 面对有问题的部门或员工，你可以采取以下步骤:
- 培训员工. 在在职培训或研讨会上介绍采购订单系统. 对于新员工来说，这是培训的时间. 对于经验丰富或经验丰富的员工来说，这是刷新规则的时候了.
- 要求问责. 如果你的实体在年度审计报告中被引用, 将报告的副本发送给特定的部门或个人，并要求对引用作出回应.
- 严格遵守. 您甚至可以考虑采用一种策略，如果忽略了采购订单流程，则要求个人亲自支付购买费用.
你有责任向你的员工表明，遵守采购订单政策是区政府认真对待的事情. 不要只是分享这是一个监管问题的事实，要传达这也是一个保护问题.
欺诈防范
在我们的经济中，欺诈活动持续增加. 幸运的是，您的采购订单程序可以用来帮助阻止和检测欺诈.
当你的员工遵循正确的程序时，你将在欺诈威慑方面占据上风. 采购订单系统是一种帮助识别和阻止虚假供应商的方法. 它还可以帮助你淘汰个人购买. 另外, 采购订单可以帮助您检测来自现有供应商的虚假或重复的发票-防止资金泄露出组织.
这种保护有两种方式. 购买的个人受到保护，因为他们提供了证明购买是有效的文件. 另外, 他们知道购买计划已获批准，而且他们可以继续使用地区的美元，心里很安心.
更强的过程
如果你的购买政策没有给你上面列出的所有好处, 也许是时候重新审视和更新你的程序了. 对采购订单程序实施和执行良好的内部控制是保护您自身的重要一步, 并保护你的实体的支出.
您的审核团队可以帮助您审查您的流程，并找到帮助您加强和执行这些流程的方法. 给政府服务团队发邮件 在意图 & 员工学习更多关于强大的采购订单程序，以及如何确保你的采购订单达到标准.
By 安妮·约德，注册会计师，CFE, CFF (新费城办事处)