养成避免合规问题的习惯
在过去的一年里，我们看到了联邦标准方面的所有变化, 使用信用卡, 众筹等, 现在是时候退后一步，看看你的 政策和程序 确定您拥有所有必要的策略，并且它们是最新的. 虽然听起来不多, 当问题出现时，这一点远见实际上意味着做好准备或失败的区别.
政策 & 政府机构的程序
统一的指导 -实施 统一的指导 迎来了联邦标准的彻底改变. 结果是, 现在要求所有政府实体制定书面政策和程序，以解决有关薪酬的内部控制问题, 附加福利, 利益冲突, 旅行费用, 记录保留和访问, 预付款项及还款, 现金管理及采购. 最重要的变化是新的采购标准所要求的政策变化, 于2018年6月生效. 你们的政策必须按照统一指南和最新的标准建立，以避免审计发现.
人力资源 -今年，我们预计将更加重视与州和联邦法规相关的人力资源合规问题. 新的合规倡议办公室创建了两个网站， www.工人.政府 和 www.雇主.政府 帮助人力资源专业人员评估更新和政策变化，同时为用户提供有效的遵从性. 雇主应该注意的一些规定包括带薪病假, 休假, 性骚扰, 工作移民, FLSA加班规则, 最低工资, 补偿股权, 性别歧视等等. 劳工部已采取措施跟踪合规情况，并针对屡犯者.
听......。 集152，“过程文档:晶莹剔透还是清晰如泥。?在雷亚获奖的播客中， 不适合在意图电台播放来听听Bridgette Lafferty在流程文档方面的经验.
礼品卡 – 礼品卡 是否因为各种各样的原因而受到欢迎，只要确保你有一个适当的政策. 例如, 所有礼品采购的预算必须由理事会在公开会议上批准，以确保礼品符合用于适当公共目的的支出. 此外，必须记录和维护购买和目的的批准. 这些购买不能用联邦拨款或标题1基金进行，如果价值在25美元或以上，则需要通过工资支付缴纳联邦就业税.
集资” 这些网络捐赠平台现在很受学区和教师的欢迎，他们通过这些平台来筹集资金，以抵消课堂材料和其他项目的成本. 虽然这听起来是个好主意，但这种做法实际上可能相当棘手. 必须有坚实的监管措施来管理这些资金的使用方式. 因为有很多关于财务记录的法律要遵守， 集资” 使实体面临巨大的负债和风险, 包括如何存款和记录货币交易以及保密问题和披露. 如果学校不遵守法律，实际上可能会失去政府的资助. 一个好的政策应该包括哪些平台是被允许的, 为了保护学校的声誉和信誉，学校董事会的审批程序和一个负责在所有众筹活动上线之前对其进行审查的人.
信用卡使用情况 俄亥俄州众议院第312号法案于2018年11月生效，概述了保护政府信用卡的保障措施. 截至2019年2月, 地方政府和学校应该有必要的政策来确定实体如何 信用卡 可以使用，谁可以使用(县除外). HB 312建立了一般程序和要求，试图让政治部门对滥用行为负责, 以及实际的信用卡用户. 借记卡的使用是被禁止的(除了少数例外)，正式的政策应该在信用额度的指导下执行, 补发时间, 分项收据和有效卡片的数量. 另外, 有关福利和奖励的规则, 卡片上的实体, 一般持有和控制卡和合规官员也是新规则的一部分.
信息管理- 与电子存储的信息量有关, 实体必须解决其信息的安全性问题, 尤其是对私人信息的保护. 为此，制定策略以确保所有数据得到适当保护至关重要.
确定, 编写和更新一系列政策并不是一项快速的任务, 但维护你的政府机构的安全绝对是至关重要的. 每隔几年回顾一下公司的政策是一个很好的习惯.
意图的 政府服务队 在为公共实体制定政策和程序方面具有丰富的经验. 我们也很乐意审查你们现有的政策以确保合规性.
By 德里克·康拉德，注册会计师 (新费城办事处)